Dal 1° gennaio 2019 le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia potranno essere solo elettroniche.

L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vige sia per le cessioni di beni o le prestazioni di servizi tra due soggetti titolari di partita IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business) sia nel caso in cui l’operazione avvenga tra un intestatario di partita IVA nei confronti di un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Cos’è la fattura elettronica e che differenze ci sono con la fattura cartacea? Chi è esonerato dall’obbligo?

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture finalizzata all’eliminazione totale delle ricevute cartacee e soprattutto alla soppressione dei costi ad esse collegati, come le spese di stampa e spedizione.

Dal prossimo anno quindi tutti i titolari di partite IVA dovranno utilizzare questo formato per emettere le fatture, ad esclusione dei soggetti che operano in regime di vantaggio o forfettario.

La fatturazione elettronica ha inoltre il vantaggio di automatizzare le procedure, con conseguente riduzione di costi e tempi, anche e soprattutto per l’archiviazione e i controlli fiscali.

Come inviare la fattura elettronica?

Una volta prodotta la fattura in formato XML (Extensible Markup Language), il documento dovrà essere inviato tramite il Sistema di Interscambio nazionale (SDI), lo stesso già utilizzato dalla Pubblica Amministrazione per la medesima finalità.

Le fatture, dovranno essere conservate con un formato digitale a norma di legge per un periodo di tempo di 10 anni.

Come funziona la fatturazione elettronica?

Per emettere una fattura elettronica occorre creare un file in formato XML di dimensione massima di 5 MB per singola fattura, da validare poi attraverso la firma digitale: quest’ultima deve essere richiesta direttamente ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid).

Oltre alla firma digitale, i file dovranno contenere tutte le informazioni necessarie, quali il codice identificativo del destinatario, l’indirizzo PEC e la data.

Una volta completa di questi elementi la fattura è pronta per l’invio, il quale dovrà essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento; le aziende, per altro, potranno gestire l’invio delle fatture in proprio o affidarsi ad intermediari come banche, Poste, professionisti e imprese di informatica.

Per quanto attiene alla consegna, invece, è lo stesso sistema Sdi ad occuparsi di recapitare la fattura (ma ciò non vale per le fatture transfrontaliere e per le fatture B2C). Sempre all’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) è assegnato il compito di accreditare gli operatori pubblici e privati che conservano le fatture elettroniche.

Per la conservazione, infine, come già anticipato è previsto un obbligo decennale di mantenere le fatture, sia emesse che ricevute.